RODO
Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Świebodzicach
Data: 03.11.2025
1) Administrator i kontakt
Administrator: Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Świebodzicach
Adres: ul. Kasztanowa 1, 58-160 Świebodzice
E-mail ogólny: sekretariat@zwik.swiebodzice.pl
Telefon: (74) 660-66-56
NIP: 884-000-79-65
2) Inspektor Ochrony Danych (IOD)
IOD: Magdalena Czochara
Kontakt do IOD: iod@zwik.swiebodzice.pl (preferowany) lub listownie na adres siedziby.
3) Kategorie osób, których dane dotyczą
- Klienci/odbiorcy usług (zaopatrzenie w wodę, odprowadzanie ścieków, rozliczenia, zgłoszenia awarii, reklamacje).
- Kontrahenci i ich reprezentanci (umowy, rozliczenia, korespondencja).
- Osoby kierujące korespondencję/wnioski/skargi (w tym wnioski o informację publiczną).
- Kandydaci do pracy (rekrutacje).
- Osoby przebywające na terenie obiektów (monitoring wizyjny – CCTV).
4) Cele i podstawy prawne przetwarzania (RODO, art. 6)
- Obsługa klientów i umów– zawarcie i wykonanie umowy, rozliczenia, odczyty, serwis, awarie/reklamacje, kontakt bieżący.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. bRODO; obowiązki księgowe/podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c; dochodzenie/obrona roszczeń i zapewnienie bezpieczeństwa IT – art. 6 ust. 1 lit. f. - Korespondencja i wnioski– obsługa pism, zapytań, wniosków o informację publiczną, petycji; zapewnienie rozliczalności.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c(gdy wynika z przepisów) oraz art. 6 ust. 1 lit. f (kontakt i obrona roszczeń). - Kontrahenci– przygotowanie i realizacja umów, rozliczenia, kontakt.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b/c/f(w zależności od relacji). - Rekrutacja– ocena kandydatów, wybór i dokumentacja naboru.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b(działania przed zawarciem umowy), art. 6 ust. 1 lit. c (prawo pracy) oraz – w zakresie danych wykraczających poza wymagane przepisami – art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda). - Monitoring wizyjny (CCTV)– ochrona osób i mienia, bezpieczeństwo.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f(uzasadniony interes Administratora).
Nie prowadzimy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne.
5) Źródła danych (gdy pozyskano nie od osoby – art. 14)
Dane mogą pochodzić m.in. od: właścicieli/zarządców nieruchomości, gminy/urzędu, kontrahentów, operatorów pocztowych/kurierów, rejestrowanych urządzeń (np. kamera CCTV), publicznych rejestrów (KRS/CEIDG). Zakres: identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, służbowe.
6) Odbiorcy danych (kategorie)
Podmioty przetwarzające na zlecenie i na podstawie umów: dostawcy hostingu i usług IT/serwisowych, operator poczty/telefonii, kancelarie prawne/podatkowe, podmioty ochrony mienia, ubezpieczyciele, banki/pośrednicy płatności, archiwum; oraz organy uprawnione na mocy prawa (sądy, organy ścigania, organy administracji).
7) Przekazywanie poza EOG
Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Wyjątki mogą wynikać z korespondencji prowadzonej za pomocą dostawców usług mających infrastrukturę poza EOG – wówczas stosowane są mechanizmy transferowe wymagane przez RODO.
8) Okresy przechowywania
- Dokumentacja księgowa/rozliczeniowa: do 5 lat od końca roku podatkowego (przepisy podatkowe).
- Umowy i roszczenia cywilne (klienci/kontrahenci): do końca okresu umowy + do 6 lat (terminy przedawnienia roszczeń).
- Korespondencja/wnioski/skargi: co do zasady do 3 lat (rozliczalność i obrona roszczeń) – dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy.
- Rekrutacja: do zakończenia procesu rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje – maks. 12 miesięcy.
- Monitoring wizyjny (CCTV): standardowo do 30 dni (zależnie od pojemności rejestratora); nagrania zabezpieczone na potrzeby postępowań – do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.
9) Obowiązek/konsekwencje podania danych
Podanie danych może być wymogiem ustawowym lub umownym (np. zawarcie i obsługa umowy). Brak danych może uniemożliwić zawarcie umowy, rozpatrzenie wniosku lub obsługę sprawy.
10) Prawa osób
Masz prawo: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu (gdy podstawą jest uzasadniony interes), a także wycofania zgody (gdy jest podstawą) – bez wpływu na zgodność przetwarzania przed jej wycofaniem.
Skargi kieruj do Prezesa UODO, ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl.